1.  Toepassingsgebied

1.1.1 Deze algemene voorwaarden voor Libra AI ("Algemene voorwaarden Libra door Wolters Kluwer" of "AV") van Wolters Kluwer Belgium NV, ingeschreven in het handelsregister van Mechelen onder KBO-nummer 0405.772.873 en met maatschappelijke zetel te Motstraat 30, 2800 Mechelen ("WKB"), zijn van toepassing op het gebruik van de digitale Legal-Tech Software as a Service-applicatie ("Libra AI") op basis van kunstmatige intelligentie, die juridisch werk ondersteunt door middel van onder meer een chatbotfunctie, geproduceerd en eigendom van Libra Technology GmbH, die de houder is van de intellectuele eigendomsrechten.

1.1.2 Voor alle duidelijkheid wordt uitdrukkelijk bevestigd dat de Algemene Voorwaarden van WKB niet van toepassing zijn op de levering van Libra AI, maar alleen op de andere producten of diensten die de Klant bij WKB afneemt.

1.2 WKB, optredend als licentiehouder voor Libra AI, sluit in eigen naam Overeenkomsten voor het gebruik van Libra AI met alleen ondernemers in de zin van artikel I.1 van het Wetboek van Economisch Recht (WER) ("Klanten") voor levering aan hun werknemers (hierna uniform aangeduid als "Gebruikers").

1.3 De taal die van toepassing is op het sluiten van de Overeenkomst is Nederlands, Frans of Engels. Vertalingen van deze AV in andere talen dan Nederlands, Frans of Engels zijn uitsluitend ter informatie. In geval van tegenstrijdigheden prevaleert de Nederlandse versie.

1.4 Afwijkende voorwaarden van de Klant zijn niet van toepassing, tenzij WKB uitdrukkelijk schriftelijk instemt met de geldigheid en toepassing ervan.

1.5 Onverminderd het bepaalde in art. 1.1.2 van deze AV maken deze AV integraal deel uit van alle Overeenkomsten die WKB met de Klant sluit voor de door WKB aangeboden Libra AI-diensten. Zij zijn ook van toepassing op alle toekomstige diensten of aanbiedingen aan de Klant voor zover deze betrekking hebben op Libra AI, zelfs indien deze niet opnieuw afzonderlijk worden overeengekomen.

2. Totstandkoming van de Overeenkomst

2.1 Klanten die geïnteresseerd zijn in het gebruik van Libra AI kunnen een bindend aanbod doen om een Overeenkomst te sluiten tegen de opgegeven prijs door hun contact- en betalingsgegevens en de startdatum van het gebruik in te voeren of door een overeenkomstig aanbod of bestelformulier van WKB te bevestigen, bijvoorbeeld per e-mail ("Aanbod").

2.2 Na aanvaarding of bevestiging door WKB, maar uiterlijk bij het verlenen van toegang tot Libra AI, aanvaardt WKB het Aanbod en is de Overeenkomst gesloten ("Overeenkomst").

2.3 Deze AV maken integraal deel uit van de Overeenkomst. Indien bepalingen van deze AV in strijd zijn met de informatie in de bevestiging van het aanbod, prevaleren de bepalingen van de bevestiging van het aanbod boven deze AV.

2.4 WKB heeft geen invloed op de juiste levering, werking en/of beschikbaarheid van producten en diensten van derden ("Producten van Derden") die door de Klant worden gebruikt in verband met Libra AI of via functionaliteiten die beschikbaar zijn in Libra AI, en WKB kan in dit verband geen enkele garantie bieden, zelfs niet wanneer deze zouden zijn gekoppeld aan of geïntegreerd in Libra AI. Producten van derden kunnen onderworpen zijn aan aanvullende voorwaarden van derde aanbieders, voor de naleving waarvan de Klant als enige verantwoordelijk is. De Klant vrijwaart WKB voor alle vorderingen van derden in verband hiermee.

2.5 De Klant mag API's (Application Programming Interfaces) en vergelijkbare diensten zoals Add-ins die van tijd tot tijd door WKB worden aangeboden, alleen gebruiken als aanvulling op Libra AI en alleen op de beoogde wijze, in het bijzonder om Libra AI te gebruiken met Producten van Derden. De API's en vergelijkbare diensten zoals add-ins worden beschouwd als onderdeel van Libra AI en zijn onderworpen aan de bepalingen van de Overeenkomst, in het bijzonder deze AV en eventuele aanvullende bepalingen die de Klant moet aanvaarden.

2.6. Tenzij anders vermeld in de Overeenkomst, betekent het feit dat de Klant een Overeenkomst heeft gesloten voor Libra AI in een versie die een minimumhoeveelheid aan inhoud of diensten vereist ("MCR"), dat:  

a. MCR noodzakelijk is om bepaalde zoekfuncties van Libra AI beschikbaar te maken; zodra MCR niet meer beschikbaar is (bijvoorbeeld omdat de licentie voor MCR is verlopen), worden deze functies uitgeschakeld; een dergelijke maatregel wordt niet beschouwd als een schending of niet-nakoming of onjuiste uitvoering van de Overeenkomst door WKB en de Klant heeft geen recht op schadevergoeding of vermindering van de Gebruiksvergoeding;  

b. deze functies beschikbaar zijn in Libra AI zolang de Klant een actieve licentie heeft om MCR te gebruiken;  

c. een dergelijke licentie geen deel uitmaakt van de Overeenkomst en niet onder deze Overeenkomst valt;  

d. een dergelijke licentie verleend wordt op grond van een afzonderlijke overeenkomst die door de Klant is gesloten met de MCR-leverancier (die ook een gelieerde onderneming van WKB kan zijn);  

e. informatie over de functies waarvoor MCR moet worden ingeschakeld, door WKB wordt gespecificeerd en vóór het sluiten van de Overeenkomst aan de Klant ter beschikking gesteld;  

f. WKB niet verantwoordelijk is voor het sluiten of uitvoeren van deze afzonderlijke overeenkomst, noch voor het geldig maken van deze licentie of het beschikbaar stellen van deze inhoud (MCR).

3 Voorwerp van de Overeenkomst en gebruik van Libra AI

3.1.1 Het voorwerp van de Overeenkomst is het ter beschikking stellen van Libra AI voor gebruik door de Klant en zijn Gebruikers. Libra AI wordt online via een internetbrowser en/of via een desktop- of mobiele applicatie ter beschikking gesteld aan de Klant. De Klant moet ervoor zorgen dat hij over een voldoende internetverbinding en de voor het gebruik noodzakelijke systeemvereisten beschikt, in het bijzonder met betrekking tot een up-to-date besturingssysteem en ondersteunde browsers (Chrome, Firefox). De levering van besturingssystemen en/of ondersteuning van individuele browsers is geen verplichting van WKB en maakt evenmin deel uit van de Overeenkomst.

3.1.2 De Overeenkomst heeft alleen betrekking op wat in het Aanbod is aangegeven en WKB is niet verplicht om producten of diensten te leveren die niet in het Aanbod zijn gespecificeerd.

3.2 Afhankelijk van de in de Overeenkomst gespecificeerde versie biedt Libra AI verschillende functionaliteiten voor juridische professionals, met name advocatenkantoren en juridische afdelingen van bedrijven. Door overeenkomstige instructies in gewone taal ("Prompts") in Libra AI in te voeren ("Klantinvoer"), kan de Klant output genereren in de vorm van tekst/bestanden ("Libra-output"). Dit omvat bijvoorbeeld juridisch onderzoek of samenvattingen en vergelijkende versies van documenten. De Klant kan ook documenten uploaden naar zijn Gebruikersaccount en deze documenten opslaan en bewerken met behulp van Libra AI ("Klantdocumenten"). Tegelijkertijd wordt uitdrukkelijk bepaald dat Libra AI bedoeld is als opslagplaats of archief voor documenten, en niet als systeem voor documentcirculatie of workflowbeheer. De Klant is verantwoordelijk voor het maken van back-ups van de Klantdocumenten.

3.3. Libra AI integreert onder andere grote taalmodellen ("LLM's") in de backend, die generatieve kunstmatige intelligentie ("AI") gebruiken om inhoud te creëren die individueel is aangepast aan de Klant-Input. Als onderdeel van de dienstverlening gebruikt Libra AI LLM's om plausibele voorspellingen te doen of Libra Output te genereren. De functionaliteit van deze technologieën is gebaseerd op de analyse van gegevens om statistische patronen te herkennen en waarschijnlijkheden voor geschikte output te berekenen. De nauwkeurigheid of waarheid van de Libra-output wordt niet gecontroleerd, aangezien de gegenereerde inhoud is gebaseerd op de Klantinput, geleerde gegevens en waarschijnlijkheidsmodellen en slechts voorspellingen vertegenwoordigt. Bij het gebruik van Libra AI is de Klant zich er daarom van bewust en gaat hij ermee akkoord dat de als Libra-output gegenereerde inhoud niet kan worden beschouwd als volledig, correct of foutloos.

3.4 Bovendien kunnen versies van Libra AI verschillen wat betreft de vraag of ze in aanmerking komen voor aanvullende diensten zoals een onboarding, en wat betreft de vorm waarin deze onboarding wordt aangeboden. Tenzij anders vermeld in het Aanbod, wordt onboarding daarom uitgevoerd als onderdeel van zelfonboarding. Als in de Overeenkomst niet wordt gespecificeerd welke versie van Libra AI het voorwerp van de Overeenkomst is, wordt ervan uitgegaan dat de Overeenkomst betrekking heeft op de betaalde meest basisversie van Libra AI.

3.5 Libra AI is zo opgezet dat Klantinput die niet automatisch door Libra AI kan worden beantwoord (bijvoorbeeld omdat Libra AI geen toegang heeft tot de door de Klant verstrekte inhoud en informatie en daarom de betreffende informatie niet kan verwerken), in Libra Output wordt weergegeven met een overeenkomstige mededeling aan de Klant. De Klant erkent echter dat deze maatregel, vanwege de specifieke werking van de in Libra AI geïntegreerde technologieën, er niet toe kan leiden dat Libra Output uitsluitend correcte informatie bevat.

3.6 WKB biedt geen juridische diensten aan met Libra AI en is niet bedoeld ter vervanging van een professionele juridische beoordeling of besluitvormingsproces. Libra AI is uitsluitend bedoeld om de Klant en Gebruiker te ondersteunen bij hun onafhankelijke juridische werkzaamheden. Libra AI voert geen juridische beoordeling van het individuele geval uit, maar biedt de Klant en Gebruiker voorbeelden en resultaten, waarvan de juridische beoordeling uitsluitend de verantwoordelijkheid is van de Klant en Gebruiker voor de toepassing in het individuele geval.

3.7 Om Libra AI te kunnen gebruiken, moeten Gebruikers zich registreren met hun e-mailadres, afzonderlijke gebruiksvoorwaarden accepteren, indien van toepassing, en een account aanmaken ("Gebruikersaccount"). 

Afhankelijk van de Overeenkomst kan een Gebruiker van de Klant de registratie van Gebruikers beheren en deze centraal beheren in een registratie- en beheerportaal, waarbij alle benodigde informatie wordt verstrekt.

3.8 De Klant mag Libra AI alleen gebruiken zoals uitdrukkelijk vermeld in de Overeenkomst, met inbegrip van deze AV. WKB kan de toegang tot Libra AI voor de Klant tijdelijk blokkeren of opschorten indien dit om technische redenen absoluut noodzakelijk is, indien er concrete redelijke aanwijzingen zijn dat de Klant in strijd handelt met wettelijke voorschriften of verplichtingen uit hoofde van de Overeenkomst, in gebreke blijft met de betaling van een Gebruiksvergoeding of indien dit noodzakelijk is om dwingende juridische, gerechtelijke of officiële redenen. Bij de beslissing om de toegang te blokkeren of op te schorten, houdt WKB rekening met de legitieme belangen van de Klant, in het bijzonder of er aanwijzingen zijn dat de Klant niet verantwoordelijk is voor de schending. WKB zal de toegang herstellen zodra de dwingende technische redenen, de schending van de Overeenkomst, de dwingende wettelijke, gerechtelijke of officiële redenen niet langer van toepassing zijn of de betalingsachterstand is opgeheven.

3.9 Indien contractueel overeengekomen of gespecificeerd in het Aanbod, kan de Klant recht hebben op de bijstand van een Legal Engineer. De rol van de Legal Engineer is om de Klant te begeleiden bij het gebruik van Libra AI en, rekening houdend met de praktijken en processen van de Klant, te beoordelen hoe de functionaliteiten van Libra AI optimaal door de Klant kunnen worden benut. Deze ondersteuning wordt uitsluitend verleend voor advies- en implementatiedoeleinden en vormt geen juridisch advies, noch garandeert zij de Klant een bepaald serviceniveau of kwaliteitsniveau. De omvang, duur en eventuele kosten van dergelijke bijstand door een Legal Engineer worden overeengekomen in de desbetreffende Overeenkomst of Aanbod.

4 Gebruiksrechten voor Libra AI en de Libra-output

4.1 Voor de duur van de Overeenkomst verleent WKB de Klant een eenvoudige, territoriaal onbeperkte, niet-exclusieve, niet-overdraagbare en niet-sublicentieerbare licentie op grond waarvan de Klant het recht heeft om Libra AI te gebruiken voor interne zakelijke en operationele doeleinden van de Klant, in overeenstemming met het beoogde doel van Libra AI en de bijbehorende documentatie, beperkt tot het aantal Gebruikers dat in de Overeenkomst is gespecificeerd. Binnen deze licentie heeft de Klant het recht om Libra AI beschikbaar te stellen voor gebruik door Gebruikers in overeenstemming met deze AV.

4.2 De Overeenkomst geeft de Klant het recht om het overeengekomen aantal Gebruikers toegang te verlenen tot Libra AI in overeenstemming met artikel 4.1. Als een Gebruiker de Klant verlaat, kan de Klant het gebruiksrecht van een Gebruiker aan een andere Gebruiker toekennen. 

4.3 Elk gebruik dat buiten de bepalingen van de Overeenkomst valt, is niet toegestaan. De Klant is verplicht ervoor te zorgen dat het gebruik binnen de overeengekomen omvang blijft. Dit betekent in het bijzonder dat de Klant ongeoorloofd gebruik door Gebruikers en toegang tot Libra AI door derden moet voorkomen door passende maatregelen en voorzorgsmaatregelen te nemen. Daartoe zal de Klant van Gebruikers eisen dat zij zich houden aan de gebruiksvoorwaarden van Libra AI. Indien de Klant kennis neemt van schendingen van de gebruiksvoorwaarden van Libra AI, is hij verplicht om onmiddellijk verdere soortgelijke schendingen te voorkomen door passende maatregelen te nemen en WKB onmiddellijk op de hoogte te stellen van de schendingen en de genomen maatregelen.

4.4 Libra AI mag alleen worden gebruikt in de door WKB verstrekte vorm en met de door WKB verstrekte functies. Tenzij anders vermeld in de Overeenkomst, mag Libra AI niet worden gereproduceerd, verspreid of ter beschikking gesteld aan derden, in welke vorm dan ook, noch in zijn geheel, noch in fragmenten. In het bijzonder is het volgende niet toegestaan:

a. Elke wederverkoop of overdracht van Libra AI of delen daarvan aan derden voor commerciële of niet-commerciële doeleinden (bijvoorbeeld in de vorm van een eigen platform of andere dienst);

b. Elke wijziging van Libra AI;

c. Elk gebruik van Libra AI dat kwalificeert als een verboden praktijk in de zin van de EU AI-Verordening;

d. Elk gebruik van Libra AI dat kwalificeert als een risicovol AI-systeem in de zin van de EU AI-Verordening; en

e. de andere handelingen die worden genoemd in de artikelen 4.5 en 7.2.

4.5 In het bijzonder zal de Klant:

(a) Libra AI niet in licentie geven, in sublicentie geven, verkopen, doorverkopen, leasen, overdragen, toewijzen, distribueren of anderszins gebruiken of beschikbaar stellen aan derden, bijvoorbeeld door onbevoegde personen toegang te verlenen tot Libra AI; 

(b) Libra AI niet wijzigen, "hacken" of anderszins proberen ongeoorloofde toegang te verkrijgen tot Libra AI; 

(c) Libra AI niet op onwettige wijze gebruiken, met inbegrip van maar niet beperkt tot het schenden van de privacyrechten van derden; 

(d) Libra AI niet gebruiken om inbreuk te plegen op intellectuele eigendomsrechten, privacy-rechten of andere rechten van andere personen of Partijen; 

(e) Libra AI niet gebruiken op een manier die de integriteit of prestaties van Libra AI en zijn componenten verstoort of belemmert; 

(f) behalve voor zover wettelijk toegestaan, geen pogingen ondernemen om de broncode waarop Libra AI is gebaseerd te ontcijferen, te de-compileren, te reproduceren, te reverse-engineeren of op andere wijze te achterhalen, met inbegrip van alle broncode, objectcode, algoritmen, methoden, processen of technieken die daarin worden gebruikt of zijn opgenomen; 

(g) Libra AI niet gebruiken om bewust virussen, malware, Trojaanse paarden, tijdbommen of soortgelijke schadelijke software te verzenden, te uploaden, te koppelen, te versturen of op te slaan; 

(h) Libra AI niet gebruiken of trachten te gebruiken in strijd met de Overeenkomst; 

(i) geen logo's of wettelijke vermeldingen van auteursrechten, handelsmerken en soortgelijke rechten wijzigen of verwijderen; 

(j) Libra AI niet gebruiken in combinatie met andere geautomatiseerde computerprogramma's zoals "bots", crawlers of soortgelijke technologieën.

(k) Libra AI (in het bijzonder de Output) niet gebruiken om producten of diensten te creëren, te trainen, aan te passen, te evalueren, te vergelijken of te verbeteren die concurreren met Libra of enig product in de productportfolio van WKB;

(l) Libra AI (in het bijzonder de Output) niet te gebruiken voor het testen en onderzoeken van prestaties, de juistheid van de werking, de rekenkracht, de juistheid van de reacties, de snelheid van de werking of het controleren van de functionaliteit van Libra AI, indien deze activiteiten zouden worden uitgevoerd door een entiteit die concurreert met WKB of het bedrijf dat de intellectuele eigendomsrechten van Libra AI bezit, zoals aangegeven in artikel 1.1.1 van de AV; dit verbod omvat ook een verbod op het delen van de resultaten van deze activiteiten met de bovengenoemde concurrent of een derde partij; dit verbod heeft geen betrekking op typische activiteiten die door de licentiehouder worden ondernomen om zich vertrouwd te maken met Libra en de functionaliteiten ervan, in het bijzonder als onderdeel van een “Trial” of “Pilot”, op voorwaarde dat de Klant niet ook een concurrent is van WKB of het bedrijf dat de intellectuele eigendomsrechten van Libra AI bezit, zoals aangegeven in artikel 1.1.1 van de AV;

(m)  geen presentaties of voorstellingen van of rond het gebruik van Libra AI te houden op een manier die toegankelijk is voor derden.

4.6 WKB (of haar licentiegevers) blijft de enige eigenaar van alle rechten op de Libra-output, ongeacht of deze auteursrechtelijk beschermd zijn, tenzij de Libra-output aantoonbaar uitsluitend is gebaseerd op Klantinhoud. Voor zover de Libra-output onderworpen is aan auteursrecht of soortgelijke intellectuele eigendomsbescherming die afkomstig is van de Klant of Gebruiker, draagt de Klant of Gebruiker al zijn rechten, titels en belangen in auteursrechten of soortgelijke intellectuele eigendomsrechten met betrekking daartoe over aan WKB of verleent WKB de exclusieve gebruiksrechten die onbeperkt zijn in termen van tijd, gebied en inhoud.

4.7 WKB verleent de Klant het permanente, niet-exclusieve, niet-overdraagbare en niet-sublicentieerbare recht om Libra-output te gebruiken voor de verwerking van de zaak of opdracht van de Klant. Daartoe mag de Klant Libra-output reproduceren en bewerken. Elke commercialisering van Libra-output die verder gaat dan het gebruik voor de behandeling van de zaak of het mandaat is niet toegestaan. Het is met name niet toegestaan om Libra-output aan derden ter beschikking te stellen of op enige andere wijze te commercialiseren buiten de behandeling van de zaak of het mandaat.

4.8 Indien de Klant of Gebruiker beweert dat door hem gebruikte Libra-output niet door het auteursrecht van WKB wordt beschermd, moet hij dit uitdrukkelijk vermelden en bewijzen. In het bijzonder moet worden aangetoond dat Libra-output uitsluitend is gecreëerd door middel van een autonoom productieproces zonder enige creatieve menselijke bijdrage en dat de output geen werken of beschermbare delen van werken bevat. Het gebruik van Libra AI als ondersteunend hulpmiddel in het creatieproces sluit auteursrechtelijke bescherming niet uit.

4.9 WKB behoudt zich het auteursrecht voor ten opzichte van de Klant en de Gebruiker om kopieën te maken van de door WKB verstrekte inhoud (met inbegrip van Libra-output) en databases met het oog op tekst- en datamining, overeenkomstig art. XI.190 en XI.299 Wetboek Economisch Recht ("WER") of een opvolgende bepaling, met uitzondering van de Klantdocumenten en de Klantinput. De Klant is niet gerechtigd om enige inhoud en/of databases, met inbegrip van Libra-output, te gebruiken voor commerciële tekst- en datamining.

5. Gebruiksrechten op Klantdocumenten en Klantinput

5.1 WKB garandeert dat Libra AI geen Klantdocumenten en Klantinput zal gebruiken voor het trainen van AI en LLM. Uitzonderingen hierop zijn gevallen waarin de Klant WKB een overeenkomstige toestemming verleent om te trainen met de Klantgegevens. De toestemmingsverklaring moet in tekstvorm worden gedaan.

5.2 De Klant verleent WKB, voor zover dit passend en noodzakelijk is voor het beoogde gebruik van Libra AI, de eenvoudige, ruimtelijk onbeperkte gebruiksrechten, beperkt in de tijd tot de looptijd van de Overeenkomst, op de inhoud, gegevens en informatie die hij in het kader van het gebruik van Libra AI voor de bovengenoemde doeleinden heeft verstrekt.

6. Vergoeding

6.1 De Klant betaalt voor het gebruik van Libra AI de in de Overeenkomst vastgelegde vergoeding ("Gebruiksvergoeding").

6.2 De Gebruiksvergoeding is vooraf verschuldigd. In geval van maandelijkse vergoeding dient de Gebruiksvergoeding uiterlijk op de vijfde werkdag van elke kalendermaand te worden betaald op de rekening die WKB aan de Klant heeft meegedeeld. In geval van jaarlijkse vergoeding dient de Gebruiksvergoeding 30 dagen na facturering door WKB te worden betaald op de rekening die WKB aan de Klant heeft meegedeeld. De in de Overeenkomst vermelde Gebruiksvergoedingen zijn netto, exclusief de in de Overeenkomst vermelde toepasselijke belasting over de toegevoegde waarde.

6.3 WKB kan naar eigen redelijk oordeel de prijzen voor Libra AI aanpassen aan het begin van een nieuw contractjaar of op elk ander moment dat zij dit nodig acht. De aanbieder zal de Klant hiervan ten minste vier (4) weken voorafgaand aan de prijsaanpassing op de hoogte stellen. 

6.4 WKB kan de Gebruiksvergoeding om geldige redenen wijzigen. Geldige redenen in de zin van deze bepaling zijn onder meer (maar zijn niet beperkt tot): (a) een uitbreiding van de voorwaarden en/of functionaliteiten van Libra AI, of (b) indien en voor zover de kosten voor het beschikbaar stellen van Libra AI stijgen en dit gebaseerd is op het waarborgen van de continuïteit van de dienst. Een prijsverhoging treedt pas in werking na een voorafgaande kennisgeving van één (1) maand aan de Klant.

6.5 Alle Gebruiksvergoedingen en prijzen en tarieven kunnen automatisch en wettelijk worden herzien op 1 januari van elk jaar, zonder voorafgaande kennisgeving, in overeenstemming met de stijging van de parameters die de werkelijke kosten vertegenwoordigen, ten belope van 80% van de prijs, overeenkomstig de Wet op de Economische Herstelmaatregelen. Voor de herziening wordt de volgende formule toegepast: geïndexeerd bedrag = basisbedrag x (0,2 + 0,8 (nieuwe Agoria Digital-index/Agoria Digital-startindex)), waarbij het basisbedrag de prijs is die van toepassing is op het moment van inwerkingtreding van de Overeenkomst, de startindex is de index van de nationale gemiddelde referentieloonkosten in de digitale sector (AGORIA DIGITAL), zoals bepaald door AGORIA op 1 januari van het jaar waarin de Overeenkomst wordt ondertekend, en het nieuwe indexcijfer is het indexcijfer voor de nationale gemiddelde referentieloonkosten in de digitale sector (AGORIA DIGITAL), zoals bepaald door AGORIA op 1 januari van elk jaar.

7. Verplichtingen van de Klant en vrijwaring

7.1 De Klant zal Libra AI alleen gebruiken zoals en voor zover contractueel overeengekomen.

7.2 De Klant en Gebruikers mogen hun inloggegevens niet doorgeven en mogen personen die geen geautoriseerde Gebruikers zijn geen toegang geven tot Libra AI. De Klant verplicht Gebruikers om Libra AI uitsluitend binnen het contractuele kader te gebruiken en hun toegangsgegevens veilig te bewaren en te beschermen tegen toegang door derden. Toegangsgegevens mogen ook niet intern bij de Klant worden doorgegeven. Niet-geautoriseerde toegang moet onmiddellijk aan WKB worden gemeld.

7.3 De Klant is verplicht ervoor te zorgen dat Gebruikers alleen hun eigen Gebruikersaccounts gebruiken. Het gebruik van gezamenlijke accounts, zogenaamde gedeelde accounts, en het delen van toegangsgegevens tot Gebruikersaccounts is verboden. Als er gedeelde accounts worden gebruikt of de toegangsgegevens van Gebruikersaccounts worden gedeeld en meerdere personen Libra AI via dezelfde toegang of account gebruiken, kan Libra de totale vergoeding die in de laatste 12 maanden voorafgaand aan de ontdekking van de overtreding is ontstaan, als schadevergoeding eisen. Dit doet geen afbreuk aan overige vorderingen van WKB of haar recht om vergoeding voor grotere, werkelijk geleden schade te vorderen.

7.4 De Klant is ervoor verantwoordelijk dat de Gebruikers voldoen aan de technische vereisten voor toegang tot en gebruik van Libra AI. Dit geldt in het bijzonder voor geschikte hardware, besturingssysteem, internetverbinding en webbrowser, rekening houdend met eventuele technische specificaties die door WKB zijn gepubliceerd.

7.5.1 De Klant mag Libra AI alleen gebruiken in overeenstemming met de Overeenkomst, inclusief deze AV, en binnen het kader van de technische of technologische mogelijkheden van Libra AI, het beoogde doel van Libra AI en het type/karakter/intensiteit van het gebruik dat van een standaard Klant op de markt van juridische AI-assistenten/juridische AI-werkplekaanbieders wordt verwacht. De Klant moet zich in het bijzonder onthouden van elke activiteit die de werking van Libra AI, de aangeboden diensten en/of de onderliggende technische infrastructuur kan schaden en/of overmatig kan belasten, en moet ook de Gebruikers hiertoe verplichten ("Fair Use"). 

7.5.2 Indien WKB specifieke gebruiksbeperkingen in haar aanbod opneemt, worden deze beperkingen in de Overeenkomst gespecificeerd en gelden ze bovenop de bovengenoemde Fair Use-clausule. 

7.6 De Klant is verantwoordelijk voor de selectie, beoordeling, validatie en verificatie van de toelaatbaarheid, geschiktheid en juistheid, alsmede het type en de inhoud van de Klantdocumenten en de Klantinput. Dit omvat in het bijzonder en onder meer de naleving van professionele en ethische voorschriften, alsmede de algemene bepalingen van het Wetboek van Strafrecht, de wetgeving inzake gegevensbescherming en de voorschriften ter bescherming van persoonlijke rechten en intellectuele eigendomsrechten. Hetzelfde geldt voor de volledigheid, betrouwbaarheid en kwaliteit van de verstrekte inhoud, gegevens en informatie en voor interpretaties of conclusies die worden getrokken uit het gebruik van de diensten en/of werkresultaten.

7.7 De Klant is zich ervan bewust dat de kwaliteit van Libra-output in grote mate afhankelijk is van de Klantinput en de Klantdocumenten. Bovendien is de Klant zich ervan bewust dat de LLM's die ten grondslag liggen aan Libra AI en worden beheerd door externe providers, ook inhoudelijk onjuiste resultaten kunnen opleveren (met name "hallucinaties", waarbij het AI-systeem ontbrekende kennis invult zonder dit in de resultaten aan te geven, wat resulteert in een geloofwaardige, maar objectief onjuiste uitspraak zonder voorbehoud). Het ligt in de aard van de gebruikte technologie en het is algemeen bekend dat LLM's ook output kunnen genereren die onjuist, gekunsteld of misleidend is. WKB garandeert daarom niet dat Libra-output inhoudelijk juist of volledig is of door de Klant kan worden gebruikt voor het door de Klant beoogde doel. 

7.8.1 De Klant zal, voor zover nodig, de Gebruikers van Libra AI adequaat informeren en instrueren over het juiste gebruik van Libra AI en de Gebruikers alle wettelijk vereiste informatie verstrekken. Dit geldt in het bijzonder voor de vereisten inzake gegevensbescherming en de vereisten van de EU AI-Verordening. 

7.8.2 De hierboven in dit artikel 7 van de AV beschreven verplichtingen van de Klant bestaan onafhankelijk van eventuele wettelijke verplichtingen van de Klant, in het bijzonder die welke voortvloeien uit artikel 4 van de EU AI-Verordening (d.w.z. Verordening (EU) 2024/1689 van het Europees Parlement en de Raad van 13 juni 2024 tot vaststelling van geharmoniseerde regels inzake kunstmatige intelligentie), als "Exploitant" van een kunstmatig-intelligentiesysteem in de zin van artikel 3, lid 4, van de EU AI-Verordening. 

7.9 De Klant vrijwaart WKB en haar respectieve directeurs, werknemers en andere medewerkers tegen alle vorderingen van derden in dit verband, die te wijten zijn aan het feit dat de Klant de verplichtingen in de Overeenkomst op verwijtbare wijze niet is nagekomen. Dit omvat in het bijzonder schade die voortvloeit uit het feit dat door de Klant verstrekte Klantdocumenten of Klantinput inhoudelijk niet correct of volledig zijn, of in strijd zijn met de rechten van derden of de toepasselijke wetgeving.

7.10 De Klant moet storingen of defecten van Libra AI onmiddellijk aan WKB melden, onder vermelding van de informatie die hem bekend is en die nuttig is voor het opsporen ervan.

7.11 De Klant erkent dat het de verantwoordelijkheid van de Klant is om de juistheid, adequaatheid, nauwkeurigheid of volledigheid van Libra-output te beoordelen, in het bijzonder door menselijke controle en correctie van Libra-output. De Klant erkent en stemt ermee in dat hij de resultaten die hij door het gebruik van Libra AI verkrijgt, op eigen risico gebruikt. De Klant zal in het bijzonder controleren en ervoor zorgen dat hij: 

- Libra-output niet gebruikt om kunstmatige intelligentie of machine learning-modellen te ontwikkelen, te trainen of te verbeteren; 

- Libra-output niet presenteert alsof deze is goedgekeurd of beoordeeld door WKB; 

- Libra-output niet presenteert als een volledig door mensen gemaakt werk; 

- Libra AI niet gebruikt voor geautomatiseerde besluitvorming die juridische of vergelijkbare belangrijke gevolgen heeft voor individuen, tenzij dit gebeurt met passende menselijke controle en in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving; 

- Libra AI niet gebruikt voor enig doel of met enig effect dat discriminerend, intimiderend, schadelijk of onethisch is.

8. Waarborgen

8.1 Reproduceerbare afwijkingen van de servicebeschrijving worden als gebreken beschouwd als ze de waarde of geschiktheid voor het daarin beschreven gebruikelijke gebruik in meer dan onbeduidende mate aantasten of als WKB niet in staat was om de Klant effectief de rechten te verlenen die vereist zijn voor het contractueel overeengekomen gebruik. Een onbeduidend gebrek geeft geen aanleiding tot aanspraken wegens gebreken.

8.2 Dienstbeschrijvingen mogen zonder afzonderlijke schriftelijke Overeenkomst niet worden opgevat als een garantie of gewaarborgde kwaliteit.

8.3 Indien de Klant wegens een gebrek nakoming achteraf eist, heeft WKB het recht te kiezen tussen herstel, vervangende levering of vervangende dienst. Nalevering vindt plaats binnen een redelijke termijn van ten minste twee weken. Indien de Klant na het verstrijken van de eerste termijn zonder resultaat een nieuwe redelijke termijn heeft gesteld en ook deze zonder resultaat is verstreken, of indien een redelijk aantal pogingen tot herstel, vervangende levering of vervangende prestatie zonder resultaat zijn gebleven, kan de Klant, met inachtneming van de wettelijke voorschriften, kiezen voor beëindiging van de Overeenkomst of vermindering van de in de betreffende Overeenkomst overeengekomen vergoeding.

8.4 De Klant heeft recht op schadevergoeding wegens gebreken overeenkomstig artikel 9.

8.5 Vorderingen wegens gebreken vervallen binnen 12 maanden. Dit geldt niet in het geval van artikel 9.5.

9. Aansprakelijkheid

9.1 De totale aansprakelijkheid van WKB wegens een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de Overeenkomst, uit onrechtmatige daad of anderszins, met uitdrukkelijke inbegrip van een tekortkoming in de uitvoering van een met de Klant overeengekomen verwerkingsovereenkomst en garantieverplichting,  is beperkt tot vergoeding van de directe schade tot maximaal het bedrag dat aan WKB is betaald of had moeten worden betaald, waarbij in geval van doorlopende overeenkomsten wordt uitgegaan van een looptijd van één (1) jaar. Bovenstaande uitsluitingen en beperkingen van aansprakelijkheid voor WKB gelden ook met betrekking tot eventuele garanties en vrijwaringsverplichtingen van WKB. 

9.2  Onder directe schade wordt uitsluitend verstaan:

• redelijke kosten die de Klant heeft gemaakt om ervoor te zorgen dat de prestaties van WKB aan de vereisten van de Overeenkomst voldoen; 

• redelijke kosten die zijn gemaakt om directe schade te voorkomen of te beperken, die te verwachten was vanwege de gebeurtenis die ten grondslag ligt aan de aansprakelijkheid; en

• redelijke kosten die zijn gemaakt om de oorzaak van de schade, de aansprakelijkheid, de directe schade en de wijze van herstel vast te stellen.

9.3 Elke aansprakelijkheid van  WKB voor andere schade dan directe schade, zoals gevolgschade, afgeleide schade en immateriële schade, is volledig uitgesloten. Onder gevolgschade wordt in ieder geval verstaan: gederfde winst, gederfde besparingen, verminderde goodwill, schade als gevolg van bedrijfsonderbrekingen of bedrijfsstagnatie, verliezen, kosten gemaakt om gevolgschade te voorkomen of vast te stellen, het verlies of de uitwisseling van, of schade aan, elektronische gegevens, schade als gevolg van vertragingen in het transport van dataverkeer, en alle andere schade dan bedoeld in artikel 9.2.

9.4. WKB is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit onjuistheid, onrechtmatigheid, onvolledigheid van Libra Output of vertraging in de planning van Libra AI.

9.5 Dit artikel 9 beperkt de aansprakelijkheid van WKB niet voor schade die voortvloeit uit opzet of bewuste roekeloosheid.

9.6 WKB is niet aansprakelijk voor tekortkomingen die te wijten zijn aan:

(a) niet-naleving van deze Overeenkomst door de Klant; of

(b) netwerk- of communicatieproblemen, of enige andere software- of hardwarestoring of -defect die niet door WKB is veroorzaakt.

9.7 Alvorens aanspraak kan worden gemaakt op schadevergoeding, dient de Klant de schade zo spoedig mogelijk na het ontstaan ervan schriftelijk en met bewijsstukken te melden, waarbij WKB een redelijke termijn moet worden gegund om de situatie te verhelpen. Elk recht op schadevergoeding op grond van dit artikel vervalt indien de Klant nalaat WKB binnen drie (3) maanden na het eerste zich voordoen van de schade schriftelijk en met bewijsstukken in kennis te stellen van de schade. 

9.8 De Klant ziet af van elke (buitencontractuele) aansprakelijkheidsvordering uit onrechtmatige daad met betrekking tot de aansprakelijkheid van WKB, haar bestuurders, vennoten en alle andere personen die werkzaam zijn voor of verbonden zijn met WKB (bijvoorbeeld ‘hulppersonen’), voortvloeiend uit of in verband met de levering van Libra AI en/of Diensten zoals vermeld in de Overeenkomst tussen Klant en WKB, ongeacht de specifieke oorzaak van de schade. De Klant en WKB komen zodoende overeen dat het herstel van de schade veroorzaakt door de niet-nakoming van een contractuele verbintenis, opgenomen in deze Overeenkomst, binnen de wettelijke grenzen exclusief beheerst wordt door de regels van het contractenrecht, zelfs wanneer de gebeurtenis die aan de oorsprong ligt van de schade ook een onrechtmatige daad vormt.

10. Looptijd, verlenging en beëindiging

10.1 De looptijd van de Overeenkomst (“Abonnementsperiode”) begint bij de overeengekomen start van het gebruik of, indien een dergelijke start niet is overeengekomen, bij het sluiten van de Overeenkomst. De looptijd van de eerste Abonnementsperiode wordt bepaald door het in de Overeenkomst overeengekomen licentiemodel en kan 12, 24 of 36 maanden bedragen, tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen. Indien de Overeenkomst geen looptijd voor de eerste Abonnementsperiode vermeldt, wordt ervan uitgegaan dat de eerste Abonnementsperiode 12 maanden bedraagt.

10.2.1 Aan het einde van elke Abonnementsperiode wordt de looptijd van de Overeenkomst automatisch met 12 maanden verlengd, tenzij de Klant of WKB de Overeenkomst opzegt met een opzegtermijn van 60 dagen voor het einde van de betreffende Abonnementsperiode.

10.2.2 Indien de Overeenkomst expliciet een maandelijkse automatische verlenging van de Abonnementsperiode bepaalt, kan elke Partij de Overeenkomst opzeggen met een opzegtermijn van 14 dagen voor het einde van de betreffende Abonnementsperiode.  Het sluiten van een maandelijkse Overeenkomst met automatische verlenging is echter geen basisprincipe en moet dan ook als een uitzondering worden beschouwd en is alleen mogelijk in geval van wederzijds uitdrukkelijk akkoord tussen beide Partijen. 

10.3 Het recht van WKB op onmiddellijke beëindiging om gegronde redenen blijft onverminderd en te allen tijde van kracht. Er is met name sprake van een gegronde reden voor beëindiging door WKB indien (1) een insolventieprocedure wordt geopend tegen de Klant, of (2) de Klant een groter aantal Gebruikers dan contractueel overeengekomen toegang geeft tot Libra AI.

10.4 Beëindigingen moeten schriftelijk worden gedaan. Gedeeltelijke opzeggingen van Gebruikerslicenties zijn mogelijk met inachtneming van de opzegtermijnen en voorwaarden voor de overeengekomen licentie.

10.5 Bij beëindiging van de Overeenkomst, om welke reden dan ook, vervallen het gebruiksrecht en de toegang van de Klant tot Libra AI onmiddellijk.

10.6 Bovendien heeft WKB het recht om naar eigen goeddunken een Pilot zoals bedoeld in artikel 14 te allen tijde met onmiddellijke ingang te beëindigen, zonder enige verplichting om redenen op te geven, tenzij contractueel anders is overeengekomen.

In geval van een dergelijke beëindiging van een Pilot door WKB, is WKB alleen verplicht om de door de Klant betaalde Gebruiksvergoedingen voor het resterende ongebruikte deel van de Pilotfase vanaf de ingangsdatum van de beëindiging pro rata terug te betalen. De Klant heeft geen recht op enige andere vergoeding, schadevergoeding of rechtsmiddelen, tenzij contractueel anders is overeengekomen.

11. Gegevensbescherming; vertrouwelijkheid; beroepsgeheim

11.1 Voor de verwerking van persoonsgegevens van de Klant door WKB namens de Klant, sluiten WKB en de Klant de Gegevensverwerkingsovereenkomst ("DPA") die bij deze AV is gevoegd en integraal deel uitmaakt van de Overeenkomst.

11.2 De Partijen zullen alle informatie (met inbegrip van handelsgeheimen) met betrekking tot de Overeenkomst die als vertrouwelijk is gemarkeerd of waarvan de vertrouwelijkheid uit de omstandigheden blijkt, vertrouwelijk behandelen, geheim houden en niet aan derden bekendmaken, ongeacht of deze informatie schriftelijk, elektronisch, op andere wijze vastgelegd of mondeling is meegedeeld, met inbegrip van maar niet beperkt tot de Klantdocumenten en informatie met betrekking tot de gebruikte technologieën, bedrijfsactiviteiten en strategieën, Klanten, prijsstelling en marketing ("Vertrouwelijke Informatie"). Hiervan zijn uitgesloten consultants van de Partijen die onderworpen zijn aan een professionele geheimhoudingsplicht en de werknemers die deze informatie "moeten kennen", waarbij de geheimhoudingsverplichtingen voor consultants van de Partijen en werknemers niet minder streng mogen zijn dan hier overeengekomen. Niettegenstaande het voorgaande omvat Vertrouwelijke Informatie geen informatie waarvan de ontvangende Partij kan aantonen dat: (a) zij deze al kende voordat zij de Overeenkomst aanging; (b) aan haar is bekendgemaakt door een derde Partij zonder schending van een wettelijke of contractuele geheimhoudingsplicht; (c) zonder schuld van de ontvangende Partij openbaar bekend was of is geworden; of (d) op grond van een gerechtelijk bevel of een overheidsbesluit openbaar moet worden gemaakt. De bepalingen van de wet inzake de bescherming van bedrijfsgeheimen (Boek XI WER) blijven onverminderd van kracht.

11.3 De Partijen zullen passende vertrouwelijkheidsmaatregelen nemen om Vertrouwelijke Informatie op een passende wijze op te slaan in overeenstemming met erkende veiligheidsnormen die in overeenstemming zijn met de huidige stand van de techniek. Het veiligheidsniveau mag niet lager zijn dan dat voor de eigen Vertrouwelijke Informatie van de Klant of WKB.

11.4 WKB heeft het recht om andere natuurlijke of rechtspersonen ("Onderaannemers") in te schakelen om haar contractuele verplichtingen jegens de Klant na te komen. Indien Onderaannemers worden ingeschakeld, zal WKB de Onderaannemers die in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst door WKB direct of indirect in aanraking kunnen komen met informatie van de Klant, verplichten om de vertrouwelijkheid te bewaren in schriftelijke vorm in overeenstemming met dit artikel 11.

11.5 De geheimhoudingsplicht blijft van kracht gedurende 5 jaar na beëindiging van de contractuele relatie.

11.6 Aangezien WKB een rechtspersoon is, geldt de geheimhoudingsplicht voor de bestuurders en werknemers van WKB die kennis nemen van de geheimen van derden om de contractuele verplichting jegens de Klant na te komen.

11.7 Bovendien kan WKB als verwerkingsverantwoordelijke, om de Overeenkomst na te komen en/of om te voldoen aan wettelijke en reglementaire verplichtingen en/of op basis van haar gerechtvaardigd belang, de persoonsgegevens van werknemers of bestuurders ("Contactpersonen") van de Klant (waaronder bijvoorbeeld voor- en achternaam, zakelijk adres en telefoonnummer) die door de Klant aan haar zijn verstrekt, met name voor het beheer en de monitoring van de zakelijke relatie met de Klant (aanmaken van Gebruikersaccounts, beheer van contracten, bestellingen, abonnementen, facturering, enz.). De Klant is verplicht om de Contactpersonen die betrokken zijn bij de uitvoering van de contractuele relatie te informeren dat WKB hun gegevens verwerkt en in welke mate.

11.8 Indien WKB in verband met het sluiten van de Overeenkomst het e-mailadres van de Klant heeft ontvangen en de Klant hiertegen geen bezwaar heeft gemaakt, behoudt WKB zich het recht voor om het e-mailadres van de Klant te gebruiken voor directe reclame voor eigen soortgelijke of aanverwante goederen en diensten. 

12. Aanbod van Libra AI, beschikbaarheid en updates

12.1 WKB streeft naar een storingsvrije werking van Libra AI. Dit is uiteraard beperkt tot diensten waarop WKB invloed heeft en daarom kan het dat Libra AI niet beschikbaar is vanwege onderhoud, upgrades, updates, testen, bugfixes of andere technische activiteiten. WKB zal zich naar behoren inspannen om ervoor te zorgen dat deze activiteiten buiten de normale werkuren worden uitgevoerd. WKB wijst de Klant er daarom op dat er beperkingen of storingen kunnen optreden in het gebruik van Libra AI die buiten de controle van WKB vallen. Hieronder vallen met name handelingen van derden die niet namens WKB handelen, technische storingen buiten de controle van WKB en overmacht.

12.2 WKB heeft het recht, maar is niet verplicht, om Libra AI tijdens de looptijd van de Overeenkomst te wijzigen, in het bijzonder om de dienst aan te passen aan de technologische vooruitgang. WKB behoudt zich het recht voor om Libra AI zonder voorafgaande kennisgeving bij te werken om de Klant een overeenkomstig geoptimaliseerd dienstenaanbod te bieden, op voorwaarde dat de geschiktheid van Libra AI voor het overeengekomen doel fundamenteel behouden blijft en het geoptimaliseerde aanbod redelijk is voor de Klant, rekening houdend met de belangen van beide Partijen. Dit omvat ook de toevoeging van nieuwe functionaliteiten, wijzigingen in de Gebruikersinterface en aanpassingen aan de backend. De Klant heeft geen recht op het onderhoud van functionaliteiten die niet uitdrukkelijk in de Overeenkomst zijn overeengekomen en die niet essentieel zijn voor de basisfunctionaliteit van Libra AI.

12.3 WKB kan ook nieuwe versies van Libra AI met uitgebreide en/of verbeterde functies introduceren en deze gratis of tegen een extra vergoeding aan de Klant aanbieden (hierna "Premiumfuncties" genoemd). Premiumfuncties kunnen onder meer de integratie van diensten van derden omvatten. De prijzen en voorwaarden voor de betreffende Premiumfuncties worden vóór het afsluiten van de boeking aan de Klant getoond en worden geacht te zijn overeengekomen zodra de Klant de boeking bevestigt. Als individuele Gebruikers Premiumfuncties activeren, geldt dit voor en tegen de Klant. WKB heeft het recht om Premiumfuncties in een gratis proefversie aan te bieden. 

12.4 Updates mogen er niet toe leiden dat de oorspronkelijk overeengekomen functionaliteiten niet langer beschikbaar zijn voor de Klant of dat de oorspronkelijk overeengekomen vereisten slechts in aanzienlijk beperkte mate worden vervuld.

12.5 In geval van updates heeft de Klant geen recht op een terugkeer naar een vorige versie van Libra AI.

13. Ondersteuning en serviceniveau

13.1 WKB biedt de Klant ondersteuning naar eigen goeddunken en in overeenstemming met de volgende bepalingen. Deze ondersteuning wordt verleend via de door WKB verstrekte kanalen en contactgegevens. Als onderdeel van de ondersteuning worden meldingen van technische fouten in ontvangst genomen en voor zover mogelijk verwerkt.

13.2  WKB levert diensten met de in de sector gebruikelijke zorgvuldigheid en in overeenstemming met de erkende regels van de techniek en technologie. WKB verhelpt technische storingen van Libra AI zo snel mogelijk, zodat Libra AI zo ononderbroken mogelijk kan functioneren.

13.3 De Klant stelt WKB onmiddellijk op de hoogte van technische storingen die de werking van Libra AI beïnvloeden, met een beschrijving van de specifieke storing. Voor zover mogelijk, noodzakelijk en redelijk, verleent de Klant medewerking aan het verhelpen van de storing.

14. Gratis proefversie (“Trial”) en betaalde proefperiode (“Pilot”)

14.1 Voor zover WKB de Klant voor een bepaalde periode (hierna "Testfase" of “Trial”) toegang verleent tot Libra AI of een Premiumfunctie als gratis proefversie, zijn de volgende bepalingen van toepassing:

a. Voor de Testfase wordt de gratis proefversie van Libra AI aan de Klant ter beschikking gesteld voor gratis gebruik, tenzij anders overeengekomen.

b. Voor de Testfase en in afwijking van artikel 9 van deze AV kan WKB niet aansprakelijk worden gesteld voor enige schade die de Klant lijdt, met uitzondering van schade die het gevolg is van grove nalatigheid of opzettelijk wangedrag van WKB, in welk geval geen beperking van toepassing is. 

c. Tijdens de Testfase kan de functionele reikwijdte van Libra AI afwijken van de contractueel gegarandeerde functies.

d. Tijdens de Testfase kan de omvang van de in Libra AI beschikbare inhoud afwijken van de contractueel overeengekomen omvang, in het bijzonder kan de Klant tijdens de Testfase toegang hebben tot een bredere inhoud dan tijdens de looptijd van de Overeenkomst voor de betaalde versie van Libra AI.

e.            Tijdens de Testfase kan elke Partij de contractuele relatie te allen tijde zonder opgave van redenen beëindigen.

14.2 De Testfase begint bij het sluiten van de Overeenkomst, maar uiterlijk wanneer de Klant toegang krijgt tot Libra AI. Tenzij anders overeengekomen voor de duur van de Testfase, eindigt deze na veertien dagen vanaf het begin van de Testfase.

14.3 Na afloop van de Testfase eindigt de contractuele relatie met betrekking tot het gratis gebruik van Libra AI en de toegang daartoe. WKB kan de Klant de mogelijkheid bieden om naadloos over te stappen van de Testfase naar betaald gebruik van Libra AI. Hiervoor moet de Klant een overeenkomstige boeking maken. WKB kan de Klant ondersteunen bij het migreren van verdere proeftoegangen van andere Gebruikers naar het account van de Klant. Indien de Klant niet overgaat op betaald gebruik van Libra AI, vervalt de toegang tot Libra AI.

14.4 Het is de Klant verboden om na het verstrijken van de gratis proefversie verdere proefversies te verkrijgen en nieuwe accounts aan te maken om deze beperking te omzeilen.

14.5 De bovenstaande bepalingen (met uitzondering van 14.1 a. en b.) met betrekking tot gratis proefversies zijn ook van toepassing op betaalde proefversies (Pilots), met de volgende uitzonderingen: 

a. Tenzij anders vermeld in de Overeenkomst, duren Pilots 5-6 weken. 

b. Voor Pilots worden kosten in rekening gebracht (in overeenstemming met de Overeenkomst). 

c. Pilots kunnen aanvullende onboardingdiensten omvatten, zoals bepaald door het huidige aanbod van Libra AI en de Overeenkomst. 

15. Diversen

15.1 Libra AI wordt voortdurend verder ontwikkeld. WKB kan met name de gebruiksopties verder ontwikkelen en wijzigen. Verdere ontwikkeling of wijziging van Libra AI en/of de gebruiksopties kan wijzigingen in deze AV vereisen. WKB heeft daarom het recht om deze AV te wijzigen voor zover dit nodig is om rekening te houden met verdere ontwikkelingen of wijzigingen in Libra AI of de gebruiksopties, om mazen in de wet te dichten die aanzienlijke moeilijkheden bij de uitvoering van de Overeenkomst kunnen veroorzaken, of om te voldoen aan wettelijke vereisten. Dergelijke wijzigingen in de AV mogen de Klant niet in een slechtere positie brengen dan toen de Overeenkomst werd gesloten. De Klant wordt ten minste zes weken voordat de wijzigingen in de AV van kracht worden, schriftelijk op de hoogte gesteld van dergelijke wijzigingen.

15.2 WKB heeft het recht om deze AV eenzijdig te wijzigen of aan te vullen. De Klant wordt schriftelijk op de hoogte gesteld van de wijzigingen. Indien de Klant niet binnen 30 dagen na kennisgeving bezwaar maakt tegen de wijziging, wordt deze geacht te zijn aanvaard. 

15.3 Andere wijzigingen of aanvullingen op de Overeenkomst moeten schriftelijk worden vastgelegd om geldig te zijn, waarbij uitdrukkelijk naar de Overeenkomst moet worden verwezen. Dit geldt ook voor een Overeenkomst die afwijkt van deze schriftelijke vormvereiste. Artikel 15.4 blijft onverminderd van kracht.

15.4 De Klant is niet gerechtigd om de Overeenkomst of de daaruit voortvloeiende rechten over te dragen of af te staan zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van WKB.

15.5 Indien een bepaling van de Overeenkomst ongeldig, onwettig of niet-afdwingbaar is of wordt, heeft dit geen invloed op de geldigheid, wettigheid en afdwingbaarheid van de overige bepalingen van de Overeenkomst.

15.6 De Overeenkomst wordt uitsluitend beheerst door het Belgische recht, met uitsluiting van het Verdrag van de Verenigde Naties inzake internationale koopovereenkomsten betreffende roerende zaken (CISG).

15.7 De exclusief bevoegde rechtbank voor alle geschillen die voortvloeien uit of verband houden met de Overeenkomst is Brussel. WKB heeft ook het recht om een rechtszaak aan te spannen in de plaats waar de Klant zijn hoofdkantoor heeft.

15.8 De Klant stemt ermee in Libra AI te gebruiken in overeenstemming met alle exportcontroles en economische sanctiewetten die van toepassing zijn op de Partijen, met inbegrip van maar niet beperkt tot het niet exporteren of overdragen van Libra AI aan, het gebruiken van Libra AI ten behoeve van, of het beschikbaar stellen van Libra AI voor gebruik door personen, entiteiten of organisaties waarmee personen uit de EU of het VK anderszins verboden zijn om dergelijke transacties aan te gaan. WKB is niet verplicht om Libra AI beschikbaar te stellen aan een Gebruiker of in een rechtsgebied indien dit, naar haar redelijk oordeel, in strijd zou zijn met de toepasselijke wetgeving, en WKB is in dat geval niet aansprakelijk voor het terugtrekken van Libra AI van een dergelijke Gebruiker of een dergelijk rechtsgebied, mits zij de Klant hiervan schriftelijk in kennis stelt. Deze clausule is alleen van toepassing op voor zover deze afdwingbaar is onder de momenteel geldende wetgeving, in het bijzonder Verordening (EG) nr. 2271/96 van de Raad ("Europese blokkeringsverordening") en de daaropvolgende verordeningen en wetten.

15.9 WKB heeft het recht om de met de Klant gesloten Overeenkomst over te dragen aan een gelieerde onderneming, dat wil zeggen een onderneming die behoort tot dezelfde groep van ondernemingen als bedoeld in art. 1:20, 1:21 of 1:22 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV) waartoe WKB behoort, en om alle rechten en verplichtingen uit hoofde van de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk door derden, in het bijzonder gelieerde ondernemingen, te laten uitvoeren of aan derden over te dragen, in het bijzonder voor financieringsdoeleinden, zonder dat daarvoor de toestemming van de Klant vereist is.

16. Melding van onwettige inhoud, inhoudsmoderatie

WKB als hostingdienstverlener in de zin van de Digital Services Act (d.w.z. Verordening (EU) 2022/2065 van het Europees Parlement en de Raad van 19 oktober 2022 betreffende een eengemaakte markt voor digitale diensten en tot wijziging van Richtlijn 2000/31/EG), stelt elke persoon of entiteit in staat om de aanwezigheid van specifieke informatie in de bovengenoemde dienst te melden die deze persoon of entiteit als illegale inhoud beschouwt, in overeenstemming met de bepalingen van de Digital Services Act, met inbegrip van artikel 16 daarvan. 

Elke persoon of entiteit, in het bijzonder de Klant en Gebruikers, kan inhoud die zij als onwettig beschouwt, melden via e-mail met behulp van de huidige contactgegevens op onze website, met name in ons impressum. 

De melding moet ten minste de volgende informatie bevatten: 

• een voldoende gemotiveerde uitleg waarom u de betreffende informatie als illegale inhoud beschouwt, 

• een duidelijke vermelding van de exacte elektronische opslaglocatie van deze informatie, zoals het precieze URL-adres of de precieze URL-adressen, of, indien nodig, aanvullende informatie die relevant is voor het type inhoud en het specifieke type hostingdienst om de illegale inhoud te identificeren, 

• uw naam en e-mailadres of die van uw organisatie, tenzij de informatie wordt geacht verband te houden met een strafbaar feit als bedoeld in de artikelen 3 tot en met 7 van Richtlijn 2011/93/EU 

• een verklaring dat u of de entiteit te goeder trouw van mening bent dat de informatie en verklaringen in de melding juist en volledig zijn.  

Elke binnenkomende melding wordt onmiddellijk, objectief en begrijpelijk onderzocht. Als een overtreding wordt vastgesteld, wordt de betreffende inhoud verwijderd of anderszins beperkt. De melder wordt op de hoogte gebracht van de genomen beslissing en van eventuele rechtsmiddelen. 

Alle maatregelen op het gebied van inhoudsmoderatie en gebruiksbeperking worden objectief, zorgvuldig en evenredig uitgevoerd. Er wordt met name rekening gehouden met de grondrechten van Gebruikers overeenkomstig het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie, in het bijzonder het recht op vrijheid van meningsuiting, vrijheid en pluralisme van de media. 

Bijlage 1 bij de Algemene Voorwaarden Libra van Wolters Kluwer

Gegevensverwerkingsovereenkomst

Deze gegevensverwerkingsovereenkomst ("DPA") en de volgende bijlagen:

Bijlage 1 "Beschrijving van de verwerking van persoonsgegevens"

Bijlage 2 "Technische en organisatorische maatregelen"

Bijlage 3 "Lijst van subverwerkers"

vormen een integraal onderdeel van deze DPA, zijn onderworpen aan de Algemene Voorwaarden van Libra van Wolters Kluwer en vormen een aanvulling op de bepalingen van de Overeenkomst met de Klant (zoals gedefinieerd in de Overeenkomst). Zij regelen de rechten en plichten van de Partijen met betrekking tot de verwerking van de persoonsgegevens van de Klant door Wolters Kluwer Belgium NV (hierna "Verwerker" genoemd), overeenkomstig artikel 28 van de AVG. In geval van tegenstrijdigheid tussen deze DPA en de bijbehorende Overeenkomst, prevaleren deze DPA en de bijlagen daarbij.

• Toepassingsgebied

Voor de toepassing van deze DPA is Wolters Kluwer Belgium NV de Verwerker van persoonsgegevens en is de Klant de Verwerkingsverantwoordelijke. Het doel van deze DPA is om de voorwaarden vast te leggen waaronder de Verwerker namens de Verwerkingsverantwoordelijke gerechtigd is om de persoonsgegevens te verwerken die nodig zijn om de in de Overeenkomst omschreven diensten te verlenen.

De details van de gegevensverwerking (onderwerp, aard en doel van de verwerking, type persoonsgegevens, categorieën van betrokkenen, enz.) worden beschreven in bijlage 1 "Beschrijving van de verwerking van persoonsgegevens". De duur van de gegevensverwerking komt overeen met de looptijd van de Overeenkomst.

Indien in deze bepalingen termen worden gebruikt die zijn gedefinieerd in Verordening (EU) 2016/679, hebben deze termen dezelfde betekenis als in die verordening.

• Communicatie

Alle kennisgevingen, mededelingen of andere verzoeken met betrekking tot deze DPA moeten worden gericht aan de volgende contactgegevens: voor de Klant, de contactgegevens vermeld in het Bestelformulier of in de tussen de Partijen gesloten Overeenkomst; voor de Verwerker, moeten ze worden verzonden naar de Functionaris voor gegevensbescherming (DPO) per e-mail naar wkbe-gdpr@wolterskluwer.com of per post naar Wolters Kluwer Belgium NV, met maatschappelijke zetel te Motstraat 30, 2800 Mechelen, België.

Kennisgevingen moeten schriftelijk (ook per e-mail) worden gedaan en worden geacht te zijn ontvangen op de datum van ontvangst, tenzij het tegendeel wordt bewezen. De Partijen verbinden zich ertoe elkaar onmiddellijk op de hoogte te brengen van elke wijziging in de bovenstaande contactgegevens.

• Verplichtingen van de Klant 

3.1 Als verwerkingsverantwoordelijke zorgt de Klant ervoor dat alle persoonsgegevens die door of namens de Klant aan de Verwerker worden verstrekt, op een wettige, eerlijke en transparante manier zijn verzameld, zodat ze door de Verwerker kunnen worden verwerkt. De Klant is specifiek verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de verwerking en moet de rechtsgrondslag voor de verwerking aangeven.

3.2 De Klant moet de Verwerker gedocumenteerde instructies verstrekken met betrekking tot de gegevensverwerking. Deze instructies zijn opgenomen in de Overeenkomst, deze DPA en de bijlagen.

De Klant kan aanvullende redelijke instructies aan de Verwerker geven, mits deze verenigbaar zijn met de functionaliteiten van het product of de diensten zoals bepaald in de Overeenkomst. De Verwerker kan een instructie weigeren, uitstellen of een alternatief voorstellen wanneer de naleving ervan een wezenlijke invloed zou hebben op de veiligheid, integriteit, beschikbaarheid of standaardwerking van de diensten, of onevenredige inspanningen of kosten zou vergen.  Indien de uitvoering van een aanvullende instructie de implementatie van technische en organisatorische maatregelen of andere op de Klant afgestemde maatregelen vereist en dit extra kosten met zich meebrengt, zal de Verwerker de Klant van deze kosten op de hoogte stellen. De Verwerker zal de instructies pas uitvoeren nadat hij van de Klant de bevestiging heeft ontvangen dat de Klant deze extra kosten zal betalen. De instructies van de Klant worden schriftelijk verstrekt (e-mail is voldoende), tenzij er sprake is van een noodsituatie of andere specifieke omstandigheden die mondelinge communicatie vereisen. Elke niet-schriftelijke instructie moet zo snel mogelijk en in ieder geval uiterlijk vierentwintig (24) uur nadat de niet-schriftelijke instructie is gegeven, schriftelijk door de Klant worden bevestigd. Als de Klant niet gevestigd is in het land waar de Verwerker zijn statutaire zetel heeft, moet de Klant de Verwerker bovendien op de hoogte brengen van de specifieke verplichtingen die op de Verwerker van toepassing zijn krachtens de dwingende lokale wetgeving die op de Klant van toepassing is, zodat de Partijen kunnen bepalen welke maatregelen moeten worden genomen.

De Klant moet de betrokkenen informatie verstrekken over de gegevensverwerkingsactiviteiten, zoals nader beschreven in de bijlagen bij deze DPA. De Klant is verantwoordelijk voor het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen die hun rechten willen uitoefenen. Indien het voor de Klant niet mogelijk is om rechtstreeks de informatie en gegevens te verkrijgen die nodig zijn om een verzoek van een betrokkene die zijn rechten wil uitoefenen te verwerken, zal de Klant alle nodige informatie en gegevens opvragen bij de verwerker, die de Klant zoveel mogelijk zal bijstaan bij het nakomen van zijn verplichting om te voldoen aan de verzoeken tot uitoefening van de rechten van de betrokkene.

• Verplichtingen van de Verwerker

4.1 Tenzij dit vereist is door de wetgeving van de Europese Unie of van een lidstaat waaraan de Verwerker onderworpen is, verwerkt de Verwerker persoonsgegevens uitsluitend namens de Klant en uitsluitend in overeenstemming met de gedocumenteerde instructies van de Klant.

De Verwerker zal de Klant onmiddellijk op de hoogte stellen indien hij van mening is dat een instructie een schending van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming inhoudt. In dat geval kan de Verwerker de uitvoering van de diensten uit hoofde van de Overeenkomst opschorten en is hij niet verplicht de betreffende instructie op te volgen totdat de instructie van de Klant zodanig is verduidelijkt dat deze niet langer in strijd is met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. De Verwerker zal de Klant ook op de hoogte stellen indien hij om welke reden dan ook niet in staat is om een instructie van de Klant op te volgen.

4.2 De Verwerker zorgt ervoor dat personen die door de Verwerker zijn gemachtigd om namens de Klant persoonsgegevens te verwerken, gebonden zijn aan geheimhouding of onderworpen zijn aan een passende wettelijke geheimhoudingsplicht en dat deze personen die toegang hebben tot de persoonsgegevens, deze persoonsgegevens alleen verwerken in overeenstemming met de instructies van de Klant. Indien een Subverwerker Klantgegevens verwerkt, zijn ook de bepalingen van artikel 5 hieronder van toepassing.

4.3 De Verwerker zal binnen het kader van zijn verantwoordelijkheid technische en organisatorische maatregelen nemen, rekening houdend met de aard, omvang, context en doeleinden van de verwerking, de stand van de techniek en de kosten van de implementatie, alsmede het risico voor de betrokken personen. Deze technische en organisatorische maatregelen kunnen worden gewijzigd, met name als gevolg van technische vooruitgang, en de Verwerker kan de technische en organisatorische maatregelen aanpassen, mits de veiligheid van de in het kader van de Overeenkomst geleverde diensten en het overeengekomen beschermingsniveau niet worden aangetast. De Klant bevestigt dat de huidige technische en organisatorische maatregelen, zoals uiteengezet in Bijlage 2 "Technische en organisatorische maatregelen", een passend beschermingsniveau voor zijn persoonsgegevens waarborgen.

4.4. De Verwerker ondersteunt de Klant bij het naleven van de verplichtingen uit hoofde van de artikelen 32 tot en met 36 van de AVG, rekening houdend met de aard van de verwerking en de informatie waarover de Verwerker beschikt, en zal in het bijzonder:

(a) een schriftelijk register bijhouden van de categorieën verwerkingsactiviteiten die namens de Klant worden uitgevoerd, indien deze verplichting van toepassing is overeenkomstig artikel 30 van de AVG;

(b) de Klant onverwijld in kennis stellen nadat de Verwerker kennis heeft genomen van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die gevolgen heeft voor de persoonsgegevens van de Klant. Deze kennisgeving wordt door de Verwerker per e-mail verzonden naar de contactgegevens die de Klant in het kader van de sluiting van de Overeenkomst heeft verstrekt en bevat alle informatie waarover de Verwerker beschikt, zoals bedoeld in de artikelen 33 en 34 van de AVG, om de inbreuk in verband met persoonsgegevens te documenteren.

(c) De Klant informeren:

• over elk wettelijk bindend verzoek om openbaarmaking van de persoonsgegevens van de Klant door een wetshandhavingsinstantie, tenzij dit anderszins verboden is, zoals een verbod op grond van het strafrecht om de vertrouwelijkheid van een strafrechtelijk onderzoek te handhaven;

• over alle verzoeken, vragen of klachten die rechtstreeks van betrokkenen zijn ontvangen, zonder op deze verzoeken te reageren, tenzij de Klant schriftelijk anders heeft ingestemd;

• indien de Verwerker op grond van het recht van de Europese Unie of van een lidstaat waaraan de Verwerker onderworpen is, verplicht is om de persoonsgegevens verder te verwerken dan de instructies van de Klant, de Klant hiervan op de hoogte te stellen voordat een dergelijke verwerking plaatsvindt, tenzij dat recht dergelijke informatie verbiedt om belangrijke redenen van algemeen belang; in een dergelijke kennisgeving wordt de wettelijke verplichting op grond van dat recht van de Europese Unie of van een lidstaat gespecificeerd;

(d) Op schriftelijk verzoek van de Klant of voor zover de Verwerker hiertoe verplicht is krachtens de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, de persoonsgegevens van de Klant corrigeren of wissen.

• Subverwerkers

5.1 De Klant verleent de Verwerker algemene schriftelijke toestemming om Subverwerkers in te schakelen. De Klant erkent en aanvaardt dat (a) aan de Verwerker gelieerde entiteiten als Subverwerkers kunnen optreden, met inbegrip van de entiteiten die zijn opgenomen in de "Lijst van Subverwerkers" in Bijlage 3; en (b) de Verwerker en zijn gelieerde entiteiten of derden Subverwerkers kunnen inschakelen in verband met de levering van de diensten, zoals vermeld in Bijlage 3 "Lijst van Subverwerkers".

5.2 Alle subverwerkers zijn verplicht om in wezen dezelfde verplichtingen na te komen als de Verwerker onder deze DPA. De Verwerker blijft jegens de Klant aansprakelijk voor elke tekortkoming van een Subverwerker bij het nakomen van deze verplichtingen. Wanneer een derde Partij als Subverwerker wordt ingeschakeld, moeten de Verwerker of zijn dochterondernemingen ervoor zorgen dat deze Subverwerker instemt met een Overeenkomst die de toepasselijke verplichtingen inzake gegevensbescherming bevat en voldoet aan de vereisten van artikel 28 en, indien van toepassing, hoofdstuk V van de AVG. Bovendien zorgt de Verwerker of zijn dochterondernemingen ervoor dat de derde Subverwerker voldoende garanties biedt om passende technische en organisatorische maatregelen te nemen, zodat de verwerking voldoet aan de vereisten van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

5.3 De Verwerker zal de Klant op de hoogte stellen van elke wijziging met betrekking tot de toevoeging of vervanging van een Subverwerker, met vermelding van de identiteit van de beoogde Subverwerker en de uitbestede verwerkingsactiviteiten ("Subverwerkerkennisgeving"). De Klant heeft na ontvangst van deze kennisgeving veertien (14) dagen de tijd om bezwaar te maken, met opgave van redenen. Indien de Klant binnen deze termijn bezwaar maakt, zal de Verwerker redelijke inspanningen leveren om de diensten aan te passen, zodat de verwerking van persoonsgegevens door de nieuwe Subverwerker wordt vermeden. Indien dit niet mogelijk of onredelijk is, kan de Klant (i) instemmen met de betreffende Subverwerker of (ii) de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk op buitengewone wijze beëindigen.

5.4 Bovendien mogen subverwerkers die gevestigd zijn in landen buiten de EER alleen worden ingeschakeld als aan de specifieke voorwaarden van artikel 44 e.v. van de AVG is voldaan. Dit omvat onder meer de implementatie van passende waarborgen, zoals de door de Europese Commissie vastgestelde modelcontractbepalingen of een ander door de AVG erkend mechanisme.

• Inspecties en audits

6.1 De Verwerker verstrekt de Klant alle informatie waarover hij beschikt en die nodig is om aan te tonen dat hij voldoet aan de verplichtingen die in deze DPA zijn vastgelegd. Aanvullende informatie (behalve voor zover deze vertrouwelijk is voor de Verwerker of onder het bedrijfsgeheim valt) wordt op schriftelijk verzoek aan de Klant verstrekt. Indien bovenstaande informatie onvoldoende is om de Klant in staat te stellen aan te tonen dat de Verwerker zijn nalevingsverplichtingen nakomt, komen de Partijen de voorwaarden voor een aanvullende audit overeen. De Klant machtigt de Verwerker hierbij om controles en audits uit te voeren bij Subverwerkers, en de Verwerker verstrekt de Klant alle informatie die nodig is om aan te tonen dat hij voldoet aan de verplichtingen bedoeld in dit artikel en in artikel 28 van de AVG.

6.2 Bovendien verbinden de Partijen zich ertoe om met elkaar en met de toezichthoudende autoriteit samen te werken in geval van inspecties of andere onderzoeken door een toezichthoudende autoriteit en elkaar de nodige informatie te verstrekken.

• Gevolgen van beëindiging van de Overeenkomst

Bij beëindiging van de Overeenkomst, ongeacht de reden, zal de Verwerker, naar keuze van de Klant, alle persoonsgegevens verwijderen of, indien mogelijk en rekening houdend met bepaalde wettelijke bewaartermijnen, deze aan de Klant teruggeven en alle bestaande kopieën wissen, tenzij de Verwerker verplicht is om dergelijke persoonsgegevens te bewaren op grond van het recht van de Europese Unie of van een lidstaat.

Bijlage 1 "Beschrijving van de verwerking van persoonsgegevens"

I. Onderwerp, aard en doel

Het doel, de aard en de finaliteit van de gegevensverwerking worden bepaald in de Overeenkomst en, indien van toepassing, in de bijbehorende dienstbeschrijving.

II. Soort persoonsgegevens

Als verwerkingsverantwoordelijke kan de Klant naar eigen goeddunken en voor zover hij dat wenst Klantgegevens, met inbegrip van persoonsgegevens, invoeren of anderszins verstrekken in verband met het gebruik van de diensten. De verwerker heeft geen kennis van de exacte persoonsgegevens die door de Klant worden ingevoerd of verstrekt. De verwerkte persoonsgegevens kunnen met name het volgende omvatten:

• Adresgegevens

• Bankgegevens / factuurgegevens

• Werknemersgegevens

• Kwalificatiegegevens

• Verzekeringsgegevens

• Persoonlijke prestatiegegevens

• Gebruikersgegevens

• Gebruiksgegevens

• Gebruiksgeschiedenis

• Communicatiegegevens

• Nieuwsinhoud

• Contractgegevens

• Contactgegevens

• Stamgegevens

• Audio- en spraakgegevens

• Indien van toepassing kunnen persoonsgegevens ook bijzondere categorieën van persoonsgegevens omvatten.

III. Categorieën van betrokkenen

Als verwerkingsverantwoordelijke kan de Klant naar eigen goeddunken en voor zover hij dat wenst, gegevens met betrekking tot de Klant, waaronder persoonsgegevens, invoeren of anderszins verstrekken in verband met het gebruik van de diensten. De verwerker heeft geen kennis van de exacte persoonsgegevens die door de Klant worden ingevoerd of verstrekt. De categorieën van betrokkenen die worden verwerkt, kunnen met name omvatten:

• Aandeelhouders en werknemers van de Klant,

• Klanten en andere contractPartijen van de Klant en personen die betrokken zijn bij het onderwerp van de opdracht, zoals familieleden, tegenPartijen, zakenpartners, dienstverleners/leveranciers,

• Andere personen van wie de gegevens door de Klant worden verstrekt (bijv. Partijen in de procedure, Partijen, tegenPartijen, externe collega's die bij een zaak betrokken zijn, deskundigen, getuigen).

Bijlage 2 "Technische en organisatorische maatregelen"

I. Toegangscontrole

Maatregelen om te voorkomen dat onbevoegde personen toegang krijgen tot gegevensverwerkingssystemen die persoonsgegevens verwerken en gebruiken.

Beschrijving:

• Beveiligingssloten en toegangscontrolesystemen die alleen toegang verlenen aan bevoegde personen.

• Videobewaking van de toegang tot gegevensverwerkingssystemen.

• Beveiligingspersoneel dat toezicht houdt op de fysieke toegang.

• Bezoekersregistraties om de toegang van niet-werknemers te documenteren.

II. Toegangscontrole tot het systeem

Maatregelen om ongeoorloofd gebruik van gegevensverwerkingssystemen te voorkomen.

Beschrijving:

• Gebruik van Gebruikersaccounts met sterke wachtwoorden en meervoudige authenticatie.

• Automatische blokkering van Gebruikersaccounts na meerdere mislukte inlogpogingen.

• Regelmatige controle van toegangsrechten en aanpassing bij wijzigingen in de functies van werknemers.

 III. Toegangscontrole tot gegevens

Maatregelen om ervoor te zorgen dat personen die bevoegd zijn om een gegevensverwerkingssysteem te gebruiken, alleen toegang hebben tot de gegevens waarvoor zij toegangsrechten hebben, en dat persoonsgegevens tijdens de verwerking, het gebruik en de opslag niet zonder toestemming kunnen worden gelezen, gekopieerd, gewijzigd of verwijderd.

Beschrijving:

• Gedetailleerde autorisatieconcepten en roltoewijzingen in IT-systemen.

• Toegang tot gegevens alleen voor essentiële bewerkingen, registratie van toegang om ongeoorloofd lezen, kopiëren, wijzigen of verwijderen op te sporen.

• Gebruik van encryptietechnologieën om gegevens te beschermen.

IV. Controle van overdrachten

Maatregelen om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens niet door onbevoegde personen kunnen worden gelezen, gekopieerd, gewijzigd of verwijderd tijdens elektronische verzending of tijdens transport of opslag op gegevensdragers, en dat het mogelijk is om te controleren en vast te stellen waar persoonsgegevens naartoe worden verzonden met behulp van apparatuur voor gegevensoverdracht.

Beschrijving:

• Beveiligde transmissieprotocollen zoals HTTPS, SFTP of VPN.

• Versleuteling van gegevensdragers en e-mails die persoonsgegevens bevatten.

• Logging en monitoring van alle gegevensoverdrachten.

V. Invoercontrole

Maatregelen die ervoor zorgen dat achteraf kan worden gecontroleerd en vastgesteld of en door wie persoonsgegevens zijn ingevoerd, gewijzigd of verwijderd uit gegevensverwerkingssystemen.

Beschrijving:

• Auditlogboeken waarin alle gegevensinvoer, wijzigingen en verwijderingen worden gedocumenteerd.

• Regelmatige controle van logbestanden door IT-beveiligingsfunctionarissen.

VI. Ordercontrole

Maatregelen om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens die namens de Klant worden verwerkt, alleen kunnen worden verwerkt in overeenstemming met de instructies van de Klant.

Beschrijving:

• Contracten voor gegevensverwerking namens de Klant, waarin de instructies van de Klant nauwkeurig worden beschreven.

• Regelmatige training van medewerkers om naleving van deze instructies te waarborgen.

• Technische beperkingen in het IT-systeem die de verwerking beperken tot de contractueel overeengekomen doeleinden.

VII. Beschikbaarheidcontrole

Maatregelen om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens worden beschermd tegen onopzettelijke vernietiging of verlies.

Beschrijving:

• Regelmatige back-ups en redundante opslagsystemen.

• Noodplannen en strategieën voor noodherstel.

• Bescherming tegen malware en virussen door het gebruik van geschikte beveiligingssoftware.

VIII. Scheidingsvereiste

Maatregelen om ervoor te zorgen dat gegevens die voor verschillende doeleinden zijn verzameld, afzonderlijk kunnen worden verwerkt. 

Beschrijving:

• Logische scheiding van Klantgegevens door middel van tenant-scheiding in de softwarearchitectuur.

• Gebruik van containertechnologieën zoals Docker om applicaties in geïsoleerde omgevingen uit te voeren.

• Fysieke scheiding van test-, ontwikkelings- en productieomgevingen.

IX. Verwijdering van gegevens

Maatregelen om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens worden verwijderd zodra het doel van de verwerking is verstreken en er geen bewaarplicht meer bestaat.

Beschrijving:

• Geautomatiseerde verwijderingsprocedures die worden geactiveerd op basis van wettelijke bewaartermijnen.

• Veilige verwijderingsmethoden, zoals het overschrijven van gegevens of het vernietigen van gegevensdragers in overeenstemming met DIN-normen om te voorkomen dat gegevens kunnen worden hersteld.

• Documentatie van alle verwijderingsprocessen in het verwijderingslogboek voor traceerbaarheid.

• Individuele gegevensinvoer door de Klant op het libratech.ai-platform en de daaruit voortvloeiende platformgegevens (bijvoorbeeld in het kader van chatbot- of AI-assistentfuncties) mogen door de verwerker alleen worden opgeslagen voor de duur van het betreffende gebruiksproces. Voor zover gegevens (bijv. contractdocumenten) door Gebruikers in Gebruikersprofielen worden opgeslagen in het kader van RAG-functies, worden deze door de verwerker definitief van het platform verwijderd zodra de betreffende Gebruiker deze uit zijn profiel heeft verwijderd of, uiterlijk, bij beëindiging van de Overeenkomst. Alle door Gebruikers ingevoerde en opgeslagen gegevens mogen niet worden gebruikt voor andere doeleinden dan het door de Gebruiker geïnitieerde gebruik van het platform.

X. Evaluatie

Maatregelen om de doeltreffendheid van technische en organisatorische maatregelen ter waarborging van de veiligheid van de verwerking te controleren en te evalueren.

Beschrijving:

• Regelmatige interne en externe audits van beveiligingsmaatregelen.

• Penetratietests en kwetsbaarheidsanalyses door externe dienstverleners.

• Voortdurende evaluatie en aanpassing van de TOM's aan de huidige beveiligingsnormen.

Bijlage 3 "Lijst van subverwerkers"

De huidige lijst van subverwerkers is altijd beschikbaar via de volgende link: https://trust.libratech.ai/subprocessors. 

Subverwerkers:

Telekom Deutschland GmbH 

Landgrabenweg 149 

53227 Bonn

Duitsland

(voorheen T-Systems International GmbH

Hahnstr. 43d, 60528 Frankfurt am Main, Duitsland)

[Hostingdiensten]

Microsoft Ireland Operations Limited

One Microsoft Place

South County Business Park

Dublin 18

Ierland

[Levering van de Azure-cloud in Europa. Wordt voornamelijk gebruikt als LLM-provider]

Amazon Web Services EMEA SARL

38 Av. John F. Kennedy

Luxemburg

Google Cloud EMEA Limited

70 Sir John Rogerson's Quay 

Dublin 2

Ierland

[Levering van de AWS-cloud in Europa. Wordt voornamelijk gebruikt als LLM-provider]

Google Cloud EMEA Limited 

70 Sir John Rogerson's Quay  

Dublin 2 

Ierland

[Levering van de Google-cloud in Europa. Wordt voornamelijk gebruikt als LLM-provider]

DeepL SE

Maarweg 165

50825 Keulen

Duitsland

[Levering van vertaalsoftware]

LDA Legal Data Analytics GmbH

Hochwaldstr. 26

81377 München

Duitsland

[Levering van een interface voor uitgeversgegevens]

Libra Technology GmbH 

[Levering van het product "Libra AI" en aanverwante diensten]

Wolters Kluwer Technology B.V.

[Levering van interne (technische) ondersteunende diensten]

Wolters Kluwer Global Business Services B.V.

[Levering van interne (technische) ondersteuning en hostingdiensten]